Digitaler Stundenlohnzettel mit Freigabe per Link
Ausgangslage
Ein Betrieb aus Berlin arbeitet mit Stundenlohnzetteln, auch Regiezettel genannt. Solche Zettel werden gebraucht, wenn Leistungen nicht pauschal, sondern nach Aufwand abgerechnet werden. Mitarbeiter oder Subunternehmer erfassen dabei, wer wann auf welchem Auftrag gearbeitet hat und welche Leistung erbracht wurde.
Bisher sollte dieser Ablauf digital neu aufgebaut werden, aber nicht als lose Formularsammlung. Gewünscht war ein in sich geschlossener Baustein: Erfassung am Handy, Prüfung im Büro, Freigabe durch den Auftraggeber und am Ende ein fertiges PDF im bekannten Layout. Wichtig war außerdem, dass der Betrieb die eigenen Stammdaten selbst pflegen kann, also zum Beispiel Gewerke, Leistungen, Personen, Aufträge und Zettelnummern. Preise sollten dabei nur für das Büro sichtbar sein.
Was wir gebaut haben
Wir haben einen digitalen Stundenlohnzettel umgesetzt, der sich am bestehenden Papierformular des Betriebs orientiert. Mitarbeiter und Subunternehmer können den Zettel direkt am Handy ausfüllen. Dadurch bleibt der Ablauf für die Leute draußen möglichst einfach: Auftrag auswählen, Leistung eintragen, Zeiten und Angaben ergänzen, absenden.
Im nächsten Schritt landet der Zettel beim Büro. Dort kann er geprüft und an den Auftraggeber weitergegeben werden. Der Auftraggeber braucht dafür kein eigenes Konto. Er bekommt einen persönlichen Link und kann den Zettel darüber bestätigen. Die Freigabe ist flexibel abgebildet: vollständig freigegeben, gekürzt oder nicht freigegeben. Falls ein Auftraggeber weiterhin klassisch arbeiten möchte, bleibt auch die Papier-Variante möglich.
Nach der Freigabe entsteht automatisch ein fertiges PDF im gewohnten Layout des Betriebs. Jeder Schritt wird in einem Logbuch festgehalten. So bleibt nachvollziehbar, wann ein Zettel erstellt, geprüft, übermittelt und bestätigt wurde. Zusätzlich wurde die Ablage in der bestehenden Bürosoftware vorbereitet. Sobald der technische Zugang dafür bereitsteht, kann diese Übergabe aktiviert werden.
Ergebnis für den Betrieb
Der Betrieb hat jetzt einen klaren digitalen Prozess für Stundenlohnzettel. Die Erfassung startet dort, wo die Arbeit passiert: beim Mitarbeiter oder Subunternehmer am Handy. Das Büro behält trotzdem die Kontrolle, weil es jeden Zettel vor der Weitergabe prüfen kann.
Für Auftraggeber wird die Freigabe einfacher, weil kein zusätzlicher Zugang nötig ist. Ein persönlicher Link reicht aus. Gleichzeitig ist der Betrieb nicht auf eine einzige Arbeitsweise festgelegt, weil eine klassische Papierfreigabe weiterhin möglich bleibt.
Besonders wichtig ist die saubere Dokumentation. Am Ende liegt nicht nur ein PDF vor, sondern auch ein lückenloser Verlauf der Bearbeitung. Das hilft im Alltag, wenn Rückfragen entstehen oder ein Zettel später noch einmal nachvollzogen werden muss. Der Betrieb kann außerdem viele Inhalte selbst verwalten und ist nicht bei jeder kleinen Änderung auf externe Hilfe angewiesen.
So läuft das bei N.A.I.L.A.
Genau solche Bausteine entstehen bei N.A.I.L.A. aus echten Aufgaben im Betrieb. Du beschreibst deinen Wunsch als Ticket: zum Beispiel ein digitales Formular, eine Freigabe per Link, eine automatische PDF-Erstellung oder eine Anbindung an deine bestehende Bürosoftware. Wir prüfen den Ablauf, bauen die passende Lösung und verbessern sie so lange, bis sie zu deinem Alltag passt.
Das Ganze läuft bei N.A.I.L.A. in der Flat: unbegrenzt Wünsche, einer nach dem anderen. Aufbau, Hosting und Pflege sind inklusive, und die Flat ist monatlich kündbar. Ob digitaler Stundenlohnzettel, eine Web App für deine Kunden oder andere individuelle Software: Wenn später ein Feld fehlt, eine Rolle dazukommt oder ein weiterer Prozess digitalisiert werden soll, kommt einfach das nächste Ticket rein.
Wenn du in deinem Betrieb noch mit Papierzetteln, Fotos, E-Mails oder Excel-Listen arbeitest und daraus ein sauberer digitaler Ablauf werden soll, sprich mit uns. Buche dir ein kostenloses Erstgespräch und wir schauen gemeinsam, welcher erste Baustein für dich am meisten Sinn ergibt.