Fahrtenbuch ohne Tracking aus Zeiterfassung erstellen

Ausgangslage

Ein Bauunternehmen aus Hamburg hatte ein typisches Büroproblem: Für Bauleitung, Geschäftsführung und weitere Mitarbeitende aus Verwaltung und Leitung mussten regelmäßig Fahrten zu Baustellen dokumentiert werden. Die Daten lagen zwar teilweise schon im Betrieb vor, aber nicht in der Form, die für die Reisekostenabrechnung und den Steuerberater gebraucht wurde.

Bisher musste das Büro die Fahrten manuell zusammenstellen. Dafür wurden die Tagesberichte geprüft, die jeweiligen Baustellen pro Tag herausgesucht, die Strecken von der Niederlassung zur Baustelle und zurück ermittelt und daraus eine monatliche Übersicht gebaut. Das war fehleranfällig und jedes Mal mit viel Kleinarbeit verbunden.

Eine einfache Tracking-App kam nicht infrage. Die betroffenen Personen wollten nicht per GPS verfolgt werden und sollten auch keine neue App bedienen müssen. Gleichzeitig sollten die Mitarbeitenden auf der Baustelle nichts zusätzlich ausfüllen. Die Lösung musste also mit den vorhandenen Informationen auskommen und trotzdem eine brauchbare monatliche Fahrtgeld-Aufstellung liefern.

Was wir gebaut haben

Wir haben im bestehenden digitalen Bürobereich ein eigenes Fahrtenbuch-Modul eingerichtet. Das Büro kann dort den Fahrer und den gewünschten Monat auswählen. Das Tool zieht sich die Baustellen aus den Tagesberichten und ordnet sie den jeweiligen Tagen zu.

Anschließend werden die Kilometer automatisch über die Straßenroute berechnet. Niemand im Büro muss mehr Entfernungen abtippen oder einzeln über Karten prüfen. Wenn ein Fahrer an einem Tag doch nicht auf einer bestimmten Baustelle war, kann das Büro den Eintrag entfernen. Falls eine Baustelle fehlt, kann sie ergänzt werden. Die Übersicht bleibt also bewusst bearbeitbar, weil die Realität im Betrieb nicht immer exakt so läuft, wie es in den Daten steht.

Am Monatsende kann das Büro ein PDF drucken. Dieses Dokument entspricht der bisherigen Vorlage des Betriebs, enthält die Gesamtkilometer, das Fahrtgeld mit 0,38 Euro pro Kilometer und eine Unterschriftszeile. Zusätzlich gibt es einen Excel-Export, damit die Tabelle weitergegeben oder intern abgelegt werden kann.

Damit die Prüfung leichter fällt, werden auffällige Tage markiert, zum Beispiel wenn besonders viele Kilometer zusammenkommen. Das Büro sieht dann direkt, welche Einträge noch einmal kontrolliert werden sollten. Wichtig war außerdem die klare Abgrenzung: Es handelt sich um eine Fahrtgeld-Aufstellung für den Steuerberater, nicht um ein steuerliches Fahrtenbuch für einen Firmenwagen mit 1-Prozent-Regel.

Ergebnis für den Betrieb

Für die Fahrer hat sich praktisch nichts geändert. Sie müssen keine App installieren, kein Tracking erlauben und keine Strecken erfassen. Am Monatsende unterschreiben sie das PDF wie bisher.

Auch auf der Baustelle bleibt der Ablauf gleich. Die Tagesberichte werden weiter wie gewohnt ausgefüllt. Genau diese vorhandenen Informationen nutzt das neue Modul, um daraus die Fahrten für Leitung und Verwaltung vorzubereiten.

Der größte Unterschied liegt im Büro. Statt jeden Monat Strecken zu recherchieren, Daten zu kopieren und Tabellen manuell zu pflegen, wird der Monat ausgewählt, geprüft und als PDF oder Excel ausgegeben. Die Kontrolle bleibt beim Büro, aber die repetitive Arbeit wird deutlich reduziert. Aus verstreuten Tagesinformationen wird eine saubere monatliche Unterlage für die Reisekosten.

So läuft das bei N.A.I.L.A.

Genau für solche Aufgaben ist N.A.I.L.A. da. Du musst kein fertiges Lastenheft schreiben und keine Softwarelösung kennen. Du beschreibst einfach als Ticket, was dich im Alltag nervt: In diesem Fall waren es manuelle Fahrten, Baustellen, Kilometer und Reisekosten.

Wir schauen uns den bestehenden Ablauf an, nutzen die Daten, die es im Betrieb schon gibt, und bauen daraus eine Lösung, die zu deinem Alltag passt. Das kann eine Erweiterung für ein vorhandenes Tool sein, ein kleines internes System, eine Automatisierung oder eine Kombination daraus.

Bei N.A.I.L.A. läuft das über eine monatliche Flat. Du gibst deine Wünsche als Tickets rein, wir setzen sie um, verbessern nach und passen an, wenn im Alltag noch etwas fehlt. So bekommst du eine IT-Abteilung für deinen Betrieb, ohne jedes einzelne kleine Projekt neu starten zu müssen.

Wenn du auch monatlich Daten zusammensuchst, Strecken berechnest oder Unterlagen für Büro und Steuerberater manuell vorbereitest, lohnt sich ein Blick auf deinen Ablauf. Buche dir ein kostenloses Erstgespräch mit N.A.I.L.A. und wir schauen gemeinsam, welche Arbeit wir dir abnehmen können.