Website-Formular automatisch als Auftrag in HERO anlegen
Ausgangslage
Ein kleiner Dienstleistungsbetrieb aus Berlin hatte auf seiner Website bereits ein Kontaktformular. Für einfache Nachrichten war das ausreichend. Für echte Kundenanfragen war es aber zu ungenau: Interessenten konnten wichtige Angaben vergessen, Leistungen wurden nicht sauber ausgewählt und das Team musste die Daten anschließend manuell in HERO übertragen.
Das Problem dahinter kennen viele kleine Betriebe. Eine Anfrage kommt über die Website rein, aber es fehlen Adresse, Objektangaben, Telefonnummer oder eine klare Beschreibung der gewünschten Leistung. Dann beginnt Rückfragen, Kopieren, Nachtragen und Sortieren. Gleichzeitig soll die Anfrage schnell im eigenen System landen, damit sie nicht in einem E-Mail-Postfach liegen bleibt.
Gewünscht war deshalb kein normales Kontaktformular mehr, sondern ein strukturierter digitaler Auftragseingang. Die Website sollte die Anfrage sauber erfassen, Pflichtangaben prüfen, zwischen Privatperson und Unternehmen unterscheiden, die Datenschutzeinwilligung abfragen und die Daten anschließend automatisch an HERO übergeben.
Was wir gebaut haben
Wir haben das bestehende Anfrageformular so erweitert, dass es wie ein digitaler Vorfilter für neue Aufträge funktioniert. Die Leistungen wurden als 17 Gewerke alphabetisch dargestellt. Mindestens ein Gewerk muss ausgewählt werden, damit klar ist, worum es in der Anfrage geht. Direkt darunter steht ein Hinweis zur gewünschten Ausführung, damit Interessenten besser verstehen, was abgefragt wird.
Für das Objekt werden jetzt die wichtigen Angaben verpflichtend abgefragt: Objekt, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Leistungsbeschreibung. So landet keine Anfrage mehr im System, bei der die wichtigsten Basisdaten fehlen.
Außerdem unterscheidet das Formular zwischen Privatperson und Unternehmen. Wenn ein Unternehmen anfragt, wird der Firmenname zum Pflichtfeld. Name, E-Mail-Adresse und Telefon sind immer verpflichtend, damit der Betrieb die Anfrage zuverlässig zuordnen und beantworten kann.
Auch der Datenschutz wurde sauber eingebaut. Das Häkchen zur Einwilligung ist nicht vorausgewählt und verweist auf die Datenschutzerklärung. Erst wenn der Interessent aktiv zustimmt, kann die Anfrage abgeschickt werden.
Der wichtigste Teil ist die automatische Übergabe an HERO. Die Website sendet die erfassten Daten serverseitig an den HERO-Webhook. Ein Webhook ist eine Schnittstelle, über die ein System Daten automatisch an ein anderes System übergibt. Serverseitig bedeutet: Die Übergabe läuft im Hintergrund über den Server und nicht sichtbar im Browser des Besuchers. Die Daten werden strukturiert im JSON-Format übertragen, also in einer Form, die HERO maschinell weiterverarbeiten kann.
Zusätzlich bleiben die E-Mails erhalten: Der Betrieb bekommt weiterhin eine Nachricht zur Anfrage und der Interessent erhält eine Bestätigung. Falls HERO einmal nicht erreichbar ist, geht die Anfrage nicht verloren. Sie bleibt gesichert und der Betrieb erhält eine separate E-Mail mit dem Hinweis, dass die HERO-Übergabe fehlgeschlagen ist.
Ergebnis für den Betrieb
Aus einem einfachen Kontaktformular wurde ein sauberer digitaler Auftragseingang. Neue Anfragen kommen strukturierter rein, wichtige Felder werden direkt auf der Website geprüft und die Daten werden automatisch an HERO übertragen. Dadurch muss das Team weniger manuell nacharbeiten und kann Anfragen schneller im gewohnten System weiterbearbeiten.
Gleichzeitig bleibt der Prozess robust. Auch wenn die Schnittstelle zu HERO vorübergehend nicht funktioniert, wird der Betrieb informiert und die Anfrage ist nicht einfach weg. Das ist besonders wichtig, wenn die Website ein echter Eingangskanal für neue Aufträge ist.
Die Umsetzung wurde anhand der vorgegebenen Testfälle geprüft. HERO hat die Testübertragungen angenommen. Danach konnte der Betrieb kontrollieren, ob Felder wie Firma, Adresse und Gewerke direkt als eigene Felder in HERO ankommen oder über die Notiz weiter zugeordnet werden müssen.
So läuft das bei N.A.I.L.A.
Bei N.A.I.L.A. musst du dafür kein eigenes IT-Projekt starten. Du beschreibst einfach als Ticket, was sich auf deiner Website oder in deinem Ablauf ändern soll. Wir prüfen den Wunsch, bauen die Lösung und sorgen dafür, dass Website, Formulare, Automatisierungen und Software sauber zusammenspielen.
N.A.I.L.A. ist die IT-Abteilung für kleine Betriebe: KI-Agenten, Automatisierungen, individuelle Software, Website und Social, unbegrenzt in einer monatlichen Flat. Wenn du aus deinem Kontaktformular einen echten digitalen Auftragseingang machen willst, buch dir ein kostenloses Erstgespräch.