Individuelle Software für Baustellen: Zeiten & Schäden

Ausgangslage

Ein Tiefbaubetrieb aus Hamburg brauchte ein sehr einfaches Tool für die Arbeit auf Baustellen. Die Mitarbeitenden sollten Zeiten und Leistungen direkt vor Ort erfassen können, ohne lange Erklärungen, ohne komplizierte Masken und ohne Papierchaos. Gerade bei wechselnden Baustellen, Kolonnen und vielen einzelnen Tätigkeiten ist es wichtig, dass die Erfassung schnell geht und trotzdem sauber im Büro ankommt.

Dazu kam ein zweites Thema: Die Exporte sollten nicht neu gedacht werden, sondern genauso aussehen, wie der Betrieb es bereits gewohnt war. Wenn das Büro jeden Monat mit bestimmten Stundenzetteln, Leistungsberichten oder Dateien arbeitet, darf eine neue Lösung diese Abläufe nicht unnötig auf den Kopf stellen. Gewünscht war außerdem eine Admin-Ansicht für die Chefetage, damit Zeiten, Leistungen, Abwesenheiten und Meldungen zentral geprüft werden können.

Ein weiterer wichtiger Punkt waren Schadensmeldungen. Wenn auf einer Baustelle etwas beschädigt wird, muss klar sein, wann es passiert ist, wo es passiert ist, wer beteiligt war und welche Bilder dazu gehören. Genau dafür sollte die Lösung Fotos, GPS-Ortung und eine Zuordnung zum Verursacher enthalten.

Was wir gebaut haben

Wir haben ein eigenes webbasiertes Zeiterfassungs- und Leistungstool gebaut, das auf dem Handy auf der Baustelle und im Büro am Rechner funktioniert. Die Kolonnen können mobile Tagesberichte erfassen. Dabei erkennt das System per GPS den Baustellenbezug und ermöglicht Fotos direkt zur Meldung oder zum Tagesbericht.

Für die Zeiterfassung gibt es eine Erfassung pro Mitarbeiter. Zusätzlich sind Urlaub und Krankheit abbildbar. Bei Krankheit kann ein Attest hochgeladen werden, und Abwesenheiten können genehmigt werden. So bleiben Zeiten und Fehlzeiten an einer Stelle zusammen, statt in verschiedenen Chatverläufen, Zetteln oder Tabellen zu liegen.

Für Schadensmeldungen wurde eine eigene Erfassung umgesetzt. Dort sind Fotos verpflichtend, damit keine Meldung ohne Bildbeleg im Büro ankommt. Außerdem werden GPS-Daten und der Verursacher zugeordnet. So ist später nachvollziehbar, wo und wann ein Schaden gemeldet wurde und wer dazu eingetragen wurde.

Für Büro und Geschäftsleitung gibt es eine eigene Ansicht mit Auswertungen. Dort können die erfassten Daten geprüft, gefiltert und weiterverarbeitet werden. Die Exporte wurden im gewohnten Format umgesetzt, unter anderem als DATEV-Stundenzettel im vertrauten Papierlayout, als Monats- und Jahres-Leistungsberichte sowie als CSV-Dateien. CSV ist ein einfaches Tabellenformat, das sich in vielen Programmen weiterverarbeiten lässt.

Ergebnis für den Betrieb

Der Betrieb hat jetzt eine zentrale Lösung für Zeiten, Leistungen, Abwesenheiten, Tagesberichte und Schadensmeldungen. Die Mitarbeitenden auf der Baustelle arbeiten mit einer einfachen mobilen Oberfläche. Das Büro erhält die Daten strukturiert und muss sie nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammensuchen.

Besonders wichtig ist, dass die gewohnten Exporte erhalten geblieben sind. Dadurch kann das Büro weiter in den bekannten Abläufen arbeiten, bekommt die Daten aber digital und sauber vorbereitet. Die Chefetage hat eine eigene Übersicht und kann Auswertungen einsehen, statt nur einzelne Zettel oder Dateien zu prüfen.

Auch Schadensfälle sind klarer dokumentiert. Durch Fotopflicht, GPS und Verursacher-Zuordnung werden wichtige Informationen direkt bei der Meldung erfasst. Das hilft, später nachzuvollziehen, was passiert ist, ohne erst lange nach Bildern, Nachrichten oder Standortangaben zu suchen.

Warum individuelle Software statt Standardlösung

Hier musste sich nicht der Betrieb an ein fertiges Programm anpassen, sondern die Software an den Betrieb. Die Exporte im gewohnten Format, die Fotopflicht bei Schadensmeldungen, der GPS-Bezug zur Baustelle und die eigene Ansicht für die Chefetage sind auf die Abläufe dieses Betriebs zugeschnitten. Genau das macht individuelle Software aus: Sie folgt dem Alltag im Betrieb.

So läuft das bei N.A.I.L.A.

Bei N.A.I.L.A. kommt so ein Wunsch einfach als Ticket rein. Du beschreibst, was im Betrieb nervt, welche Abläufe bleiben müssen und welche neue Funktion du brauchst. Wir übersetzen das in eine praktische Lösung, bauen sie, richten Zugänge ein und passen Exporte so an, dass sie zu deinem Alltag passen.

Das Ganze läuft in der N.A.I.L.A. Flat: unbegrenzt Wünsche, einer nach dem anderen. Aufbau, Hosting und Pflege sind inklusive, und die Flat ist monatlich kündbar. Wenn nach der Übergabe noch etwas ergänzt, vereinfacht oder erweitert werden soll, ist das einfach das nächste Ticket.

Wenn du in deinem Betrieb Zeiten, Leistungen, Tagesberichte oder Schadensmeldungen noch mit Zetteln, Tabellen oder Chats organisierst, lass uns darüber sprechen. Buche dir ein kostenloses Erstgespräch und wir schauen gemeinsam, welche einfache Lösung zu deinem Alltag passt.